Fungsi Arsip Statis dan Contohnya Paling Lengkap

Makrufi.com – Kini fungsi arsip statis menjadi fungsi yang sangat penting, karna dengan adanya arsip statis perusahaan dapat meyimpan data dokumen yang sudah lama disimpan dan tidak digunakan, berikut ini penjelasannya.

Arsip merupakan dapat dikatakan sebagai catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki bentuk bermacam-macam yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Arsip dapat berupa surat, warkat, piagam dan buku dan lain sebagainya yang dapat digunakan untuk menjadi bukti shahih ketika adanya tindakan dan keputusan. Karna banyak nya jumlah arsip yang dibuat dan diterima oleh lembaga.

Organisasi maupun perseorangan maka arsip memerlukan manajemen pengelolaan arsip atau yang biasa disebut dengan sistem kearsipan dengan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip.

Pengertian Arsip

Secara umum, arsip adalah daftar atau catatan yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam bentuk angka, gambar, dan huruf dengan arti dan tujuan tertentu.

Untuk digunakan sebagai bahan informasi dan komunikasi yang disimpan dalam berbagai media, seperti media komputer, kertas, atau kertas film.

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Arsip adalah rekaman karya atau peristiwa dalam berbagai format dan media sebagai tanggapan atas kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan lembaga lain. Arsip memiliki pengertian yang berbeda dengan buku-buku di perpustakaan.

Karena dokumentasi harus lebih sah dan dapat diandalkan sebagai bukti yang sah, mengandung informasi yang lengkap, serta memiliki sumber dan aturan yang valid.

Pengertian Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari.

Arsip kertas biasanya digunakan untuk menyimpan arsip statis. Namun demikian, tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas.

Karena arsip yang menunjukkan evolusi historis suatu badan korporat meliputi berbagai macam arsip. Arsip statis disimpan dengan menggunakan kriteria provenance dan original order.

Untuk melindungi nilainya, arsip dinamis yang sekarang menjadi arsip statis karena penyimpanan permanen dipersiapkan untuk penyimpanan dan pelestarian.

Keamanan sangat penting untuk alasan ini. Untuk tata letak arsip statis yang disimpan, arsiparis menganut dua prinsip. Prinsip tersebut adalah asas asal usul dan konsep urutan asli.

Asas asal usul menyatakan bahwa arsip-arsip dari unit tertentu dalam suatu entitas perusahaan disimpan secara berbeda dan tidak dicampur dengan arsip-arsip yang sebanding dari unit-unit lain.

Asas original order menjaga arsip dinamis dalam urutan yang sama dengan urutan ketika pertama kali diciptakan.

Sebagai hasilnya, arsip yang diterima disimpan dalam urutan topik di mana kamu diterima.

Dengan melestarikan arsip dinamis, konsep provenance dan original order menjamin kesatuan arsip asli (sekarang diubah menjadi arsip statis) dalam urutan yang sama dengan urutan arsip dinamis yang diciptakan dan digunakan.

Arsip statis yang diterima harus ditangani untuk pelestarian. Salinan arsip duplikat dimusnahkan.

Arsip statis dalam keadaan buruk ditandai untuk diperbaiki. Tidak disarankan untuk menyimpan arsip statis dalam lemari arsip.

Folder-folder dalam lemari arsip sering tersumbat, dan menggulir folder-folder mempercepat kerusakan juga, kertas-kertas rentan terhadap pembengkokan.

Selain itu, lemari arsip mahal, tidak fleksibel, memakan tempat, dan tidak cocok.  Lemari baja terbuka lebih cocok untuk penyimpanan dokumen.

Untuk melindungi kertas dari debu atau tangan manusia, beberapa memerlukan peralatan penyimpanan khusus, seperti lemari tertutup kaca.

Penyimpanan khusus juga diperlukan untuk kaset, disket, foto, dan peta. Mekanisme keamanan harus dibuat dan diterapkan untuk menjaga arsip statis.

Pengamanan ini dimulai dari penerimaan arsip statis, pemrosesan, penggunaan oleh peneliti, dan penyimpanan di rak.

Sistem keamanan dapat menghalangi masuknya orang yang tidak diinginkan dengan menggunakan alarm, jari-jari, panel pemantau, atau detektor gerak yang dihubungkan dengan alarm jarak jauh.

Penyimpanan di luar lokasi harus disertakan ketika memasang sistem keamanan. Akses ke area rak dimana arsip disimpan harus dibatasi hanya untuk arsiparis yang berwenang.

Arsip statis sangat penting bukan hanya untuk belajar tentang masa lalu, tetapi juga untuk memahami pengaruh informasi sebelumnya terhadap pengetahuan saat ini dan masa depan.

Pemeliharaan dan penggunaan arsip statis yang efisien sangat penting untuk pelestarian dan peningkatan pemerintah, lembaga dan organisasi lain, asosiasi, dan peradaban.

Fungsi Arsip Statis

Arsip statis berisi dokumen-dokumen yang tidak dapat dimanfaatkan secara langsung dalam organisasi atau proses perencanaan.

Hal ini menunjukkan bahwa dokumentasi statis tidak dapat digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

Akibatnya, dokumentasi statis telah mencapai tingkat nilai abadi yang dapat dipertanggungjawabkan secara tepat.

Dibawah ini terrdapat beberapa fungsi arsip statis, antara lain:

1. Untuk Menyimpan Memori Perusahaan atau Perorangan

Individu dan korporasi menyimpan kenangan kamu dalam arsip statis.

Entitas perusahaan tidak dapat mengandalkan ingatan pekerjanya, karena ingatan manusia tidak sama.

Arsip statis digunakan dalam proses pengarsipan untuk melestarikan aktivitas lembaga sehingga lembaga atau bisnis dapat membangkitkan kembali “ingatan” kamu.

Sebagai contoh, arsip statis dapat menentukan kapan skema restrukturisasi organisasi perpustakaan dikeluarkan.

Pendistribusian barang-barang tertentu, tindakan yang harus diambil, dan menawarkan dokumentasi tentang fakta-fakta yang diperlukan. Orang dapat menggali masa lalu dengan menggunakan arsip statis.

Departemen hukum terkadang memerlukan arsip dinamis historis untuk memperkuat pendirian kamu.

Dalam prosedur pengadilan pidana dan perdata, semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk menunjukkan dan mendukung klaim dan pembelaan kamu.

Dalam contoh sengketa properti, misalnya, masing-masing pihak berusaha menemukan arsip, lebih disukai arsip yang paling awal, untuk membantu dalam proses pengadilan.

Arsip, khususnya arsip statis, dieksplorasi untuk bukti otentik.

2. Sesuai Dengan Ketentuan UUD Berdasarkan Ketentuan Hukum

Perusahaan diharuskan menyimpan arsip kamu untuk jangka waktu tertentu. Pasal 6 Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD) mengharuskan arsip keuangan dinamis disimpan selama 30 tahun.

Arsip dinamis kepegawaian harus disimpan oleh instansi pemerintah sampai pegawai tersebut pensiun atau meninggal dunia.

Pemusnahan arsip dinamis kepegawaian, khususnya arsip pegawai pemerintah, harus dilakukan dengan persetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Arsip Nasional Indonesia.

Pemusnahan arsip keuangan dinamis memerlukan persetujuan dari instansi yang bersangkutan, serta Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional.

Untuk perusahaan swasta, kebijakan pemeliharaan arsip dinamis tidak hanya diatur oleh UU 8/1997 tentang arsip perusahaan, tetapi juga oleh kebijakan perusahaan itu sendiri.

Menurut UU 8/1997, waktu retensi untuk dokumen keuangan adalah 10 tahun, sedangkan untuk entitas pemerintah adalah 30 tahun.

3. Sebagai Sumber Penelitian Sejarah

Arsip statis digunakan untuk penelitian, permintaan, dan kegiatan yang melibatkan masa lalu.

Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis, yaitu arsip yang disimpan tanpa batas waktu.

Peneliti memerlukan sumber informasi yang terdokumentasi maupun yang tidak terdokumentasi, seperti sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Arsip asli adalah sumber informasi yang paling penting bagi sejarawan.

Para peneliti mengandalkan desas-desus, tradisi, ingatan, dan ringkasan dokumentasi tanpa adanya arsip asli.

Arsip statis memberikan informasi yang tepat yang dapat diakses oleh pengguna dan disimpan sehingga pengguna dapat mengambil informasi yang terekam.

4. Untuk Mempermudah Keselamatan Manusia

Dalam beberapa keadaan, arsip dapat digunakan untuk memastikan perlindungan jasmani dan rohani manusia.

Para peneliti medis dapat menggunakan catatan medis dan arsip medis untuk mengikuti gejala dan pola penyakit guna mengidentifikasi pengobatan dan pencegahan.

Untuk menghasilkan prakiraan cuaca, para ahli cuaca memanfaatkan arsip cuaca dinamis.

Arsip statis digunakan untuk melacak perkembangan siswa dari awal hingga akhir pendidikan kamu.

Anak-anak dapat memanfaatkan arsip untuk kembali ke masa lalu dan menemukan inspirasi.

Di lembaga pendidikan tertentu yang menyimpan arsip statis, orang tua mungkin menampilkan prestasi orang tua dan nenek kamu kepada anak-anak kamu untuk menginspirasi kamu agar mengikuti jejak kamu.

Hasilnya, arsip statis berfungsi sebagai sumber inspirasi. Buku, acara televisi, dan film, semuanya menggunakan arsip untuk mendapatkan kisah nyata.

5. Dapat Memelihara Aktivitas Hubungan Masyarakat

Tersedianya arsip statis yang komprehensif akan menguntungkan bagi humas. Bukti arsip statis dari kinerja, konsistensi operasional, dan daya tahan perusahaan membantu dalam pengembangan pekerjaan humas.

Arsip statis juga digunakan dalam bidang politik dan keamanan. Arsip statis digunakan untuk mempromosikan sekutu politik atau untuk melemahkan lawan politik.

Contoh Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi aktif digunakan dalam manajemen organisasi.

Arsip statis semata-mata diperlukan untuk pertanggungjawaban dan bahan penelitian (bukti sejarah).

Arsip statis sering digunakan untuk menyimpan informasi dan disimpan di Arsip Nasional.

Dibawah ini terdapat beberapa contoh dari arsip statis, antara lain:

1. Surat
2. Kuitansi
3. Faktur

FAQ

Berikut ini ada beberapa pertanyaan seputar arsip statis, antara lain:

1. KTP Termasuk Jenis Arsip Apa?

KTP termasuk arsip umum karena keberadaannya diketahui oleh semua pihak dan dapat digunakan untuk membuat SIM, mengisi lamaran kerja, dan sebagainya.

2. Apa Saja yang Termasuk Arsip?

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), menurut organisasi pemerintah, adalah setiap kertas, berkas, naskah, foto, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen.

Tidaklah mengherankan bahwa ada begitu banyak jenis arsip yang tersedia saat ini.

Sangat penting untuk memahami berbagai jenis arsip sebelum mengelolanya dengan benar.

3. Arsip Dapat Digolongkan Menjadi Lima Kategori yaitu Berdasarkan Apa Saja?

Arsip memiliki 5 jenis, antara lain:

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisik
2. Jenis arsip berdasarkan berdasarkan masalah yang ada
3. Jenis arsip berdasarkan pemilik dari arsip itu sendiri
4. Jenis arsip berdasarkan sifat daripada arsip itu sendiri
5. Jenis arsip berdasarkan atas fungsi yang dimiliki oleh arsip itu sendiri

Kesimpulan

Jadi arsip statis ialah arsip yang tidak dapat dipergunakan secara langsung, baik untuk perencanaa, pelaksanaa juga untuk penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

Arsip statis juga biasa digunakan untuk menyimpan data atau dokumen yang sudah lama tidak digunakan.

Demikian artikel tentang fungsi arsip statis dan contohnya, semoga artikel diatas dapat bermanfaat juga bisa membantu untuk kamu semua.