Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli Terupdate

Makrufi.com – Kini pengertian kearsipan sudah banyak digunakan didalam perusahaan maupun kantor-kantor yang ada di Indonesia, Kearsipan digunakan agar memudahkan perusahaan cepat menemukan dokumen yang sudah lama tidak digunakan lagi, simak penjelasan dibawah ini.

Kearsipan merupakan proses manajemen atau pengaturan juga termasuk penyimpanan bahan-bahan warkat yang bersifat sistematis.

yang nantinya bisa ditemukan secara cepat juga mudah ketika ingin diperlukan kembali

Kearsipan juga biasa disebut sebagai proses penerimaan, pencatatan, penyimpanan juga pengelolaan untuk dokumen-dokumen yang bersifat arsip.

Bahkan bisa juga untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi.

Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

Dibawah ini terdapat beberapa pengertian kearsipan menurut para ahli yang mengemukakan pendapatnya, antara lain:

Subroto

Pengertian Kearsipan menurut R. Subroto adalah kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pengelolaan, pengurangan, bahkan pemusnahan arsip.

Drs. I.G. Wursanto

Berbeda dengan R. Subroto, Wursanto memiliki pandangan tentang arsip.

Pengertian Kearsipan, menurutnya, adalah kegiatan pengelolaan atau pengelolaan arsip yang menggunakan sistem tertentu.

Agar file-file tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan nantinya jika diperlukan.

Drs. The Liang Gie

Sebenarnya pengertian The Liang Gie hampir sama dengan pengertian Wursanto.

Bahwa Pengertian kearsipan adalah kumpulan arsip yang dipelihara secara metodis sehingga mudah diambil kembali pada saat dibutuhkan.

Dekdikbud

Menurut Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, arsip adalah proses penataan dan penyimpanan secara metodis sumber daya yang diperlukan untuk naskah atau file guna mempercepat proses pencarian pada saat bahan-bahan tersebut dibutuhkan.

Wursanto

Tindakan menambahkan kertas ke dalam lemari atau ruang penyimpanan secara terorganisir menurut pengaturan dan protokol sehingga jumlah pertumbuhan dapat dikelola dan bila diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, didefinisikan sebagai pengarsipan.

Ensiklopedia Administrasi

Pengertian kearsipan menurut Ensiklopesia Administrasi dijelaskan menjadi dua bagian.

Kegiatan atau pekerjaan administratif berupa penyusunan naskah secara sistematis sehingga dapat segera diambil kembali jika diperlukan.

Urutan tindakan atau metode berkelanjutan untuk menyiapkan skrip sesuai dengan aturan tertentu sehingga skrip dapat ditemukan dengan cepat jika diperlukan.

Odgers (2005)

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan arsip, yaitu proses pemantauan, penyimpanan, dan pengamanan arsip dan arsip baik di atas kertas maupun media elektronik.

Charman (1998)

Pengertian kearsipan sebagai suatu proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan arsip saat tidak diperlukan lagi.

Maulana (1974:18)

Pengertian kearsipan adalah cara yang direncanakan dan digunakan untuk menyimpan dan memelihara arsip untuk orang-orang dan publik menggunakan indeks tertentu.

Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)

Pengertian kearsipan adalah suatu teknik untuk mengelola penyimpanan dokumen sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku, dengan memperhatikan tiga bagian utama penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

Arsip Nasional

Pengertian kearsipan adalah metode mengatur dan mengatur file dalam pengaturan yang metodis.

Filling adalah jenis aktivitas administratif yang melibatkan penyusunan arsip secara cermat sehingga dapat diakses secara akurat saat dibutuhkan.

Pengertian kearsipan adalah suatu proses yang dimulai dengan penciptaan, penerimaan, pengumpulan, penataan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan arsip sesuai dengan sistem tertentu.

Biasanya untuk keperluan filling ini digunakan lemari, laci lemari yang terbuat dari stainless steel atau kayu yang diamankan dan dijauhkan dari potensi risiko.

Fungsi Kearsipan

Pengertian kearsipan menunjukkan bahwa pengarsipan memiliki dua fungsi.

Menunjukkan tanggung jawab perusahaan atau pelaksanaan suatu perusahaan.

Bahwa tidak semua bidang pekerjaan di perusahaan atau pemerintah dibebani dengan penyimpanan dokumen yang tidak terlalu dibutuhkan.

Ditinjau dari konsep kearsipan, kegiatan kearsipan tentunya memiliki nilai guna arsip data, yang terbagi menjadi fungsi primer dan fungsi sekunder:

Fungsi Primer

Arsip adalah nilai-nilai kearsipan yang didasarkan pada pentingnya menghasilkan arsip untuk membantu pelaksanaan dan setelah selesainya kegiatan.

Hal ini meliputi nilai administrasi, nilai keuangan, nilai hukum, dan nilai ilmu pengetahuan dan teknologi yang digunakan.

Fungsi Sekunder

Arsip adalah nilai guna arsip berdasarkan kepentingan instansi/lembaga, orang, sebagai bukti, dan tanggung jawab materiil. Ini mencakup nilai bukti dan nilai informasi.

Sedangkan peran kearsipan secara khusus disebutkan dalam Pasal 2 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, yaitu:

Fungsi Dinamis

Arsip dicari segera dalam proses perencanaan atau pelaksanaan, oleh karena itu arsip memiliki peran yang dinamis.

Dengan kata lain, arsip masih dapat digunakan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari.

Arsip memiliki fungsi dinamis; dalam situasi ini, arsip berisi properti yang nilai dan maknanya bervariasi secara teratur.

Fungsi arsip dapat dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan fungsi dinamis ini: arsip aktif, arsip semi-aktif, dan arsip tidak aktif. Masing-masing dibedakan berdasarkan kebutuhan arsip.

Fungsi Statis

Arsip, sebagai lawan dari fungsi jaminan, berkaitan dengan catatan data yang memiliki fungsi statis yang tidak segera digunakan dalam proses perencanaan dan pelaksanaan.

Singkatnya, arsip statis tidak lagi digunakan untuk tugas harian atau berbasis aktivitas.

Akibatnya, arsip statis ini merupakan kumpulan arsip data yang memiliki arti penting jangka panjang, terutama sebagai tugas.

Tujuan Kearsipan

Kearsipan memiliki beberapa tujuan yang dapat memudahkan para penggunanya, antara lain:

1. Untuk memudahkan mencari dokumen lama
2. Untuk menjaga setiap jejak dengan rapi
3. Untuk kelancaran operasi bisnis, kantor, atau institusi
4. Untuk menyimpan bahan arsip

Sistem Kearsipan

Setelah membahas pengertian kearsipan selanjutnya adalah sistem yang biasa digunakan didalam kearsipan, antara lain:

1. Abjad/Alphabetical Filling System

Sistem pengarsipan ini merupakan sistem penataan berkas yang menggunakan pendekatan susunan abjad dari A sampai Z dengan kriteria pengindeksan.

2. Nomor/Numerical Filling System

Sistem pengarsipan ini adalah sistem pengarsipan naskah yang didasarkan pada kode numerik daripada nama orang atau badan.

Juga dikenal sebagai sistem pengarsipan yang rusak (karena masalah harus dikelompokkan terlebih dahulu untuk menentukan nomor yang akan digunakan).

3. Tanggal/Chronological Filling System

Sistem kearsipan ini merupakan bagian dari suatu sistem yang mengatur berkas berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun, dengan acuan tanggal, termasuk perhatian sejak surat itu datang.

Arsip atau file tersebut kemudian disusun secara kronologis dengan keteraturan tertentu, seperti harian, mingguan, atau bahkan bulanan per tahun, sesuai kebutuhan.

4. Wilayah/Geographical Filling System

Sistem file regional atau geografis adalah jenis sistem pengarsipan berdasarkan segmentasi wilayah atau wilayah yang berfungsi sebagai alamat pos.

Surat disimpan dan diambil berdasarkan lokasi atau grup pengarsipan, berdasarkan geografi/wilayah/kota surat asli dan alasan pengirimannya.

Sistem ini membutuhkan sistem alfabet atau tanggal yang akan didukung untuk penyimpanan.

Pengaturan instruksi dan folder, subjek dan nomor tersebut, dikelompokkan berdasarkan tingkat posisi.

5. Subjek/Subjectical Filling System

Sistem yang dimaksud adalah sistem penyimpanan arsip berbasis masalah di mana surat-surat dikategorikan ke dalam daftar indeks untuk mendeteksi masalah umum.

Sistem subjek diklasifikasikan menjadi dua jenis: sistem topik murni (dalam urutan abjad) dan sistem berorientasi subjek (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Jenis-Jenis Kearsipan

Arsip itu sendiri dibagi menjadi beberapa kategori, masing-masing dengan fungsi atau kegunaannya sendiri. Secara umum, arsip diklasifikasikan menjadi lima jenis:

Arsip Dinamis

Karena arsip dinamis digunakan secara langsung, maka arsip dinamis umumnya digunakan dalam perancangan dan pelaksanaan kehidupan berbangsa.

Arsip Aktif

Arsip ini bermanfaat dalam kegiatan administrasi karena arsip aktif merupakan arsip dinamis yang berkesinambungan dan langsung. Hal ini menandakan bahwa arsip masih dibutuhkan dan terus dilestarikan.

Arsip Inaktif

Arsip tidak aktif adalah arsip dinamis yang penggunaannya dalam pengadaan administrasi telah menurun.

Arsip Duplikasi

Arsip duplikat, sesuai dengan namanya, adalah arsip yang bentuk dan isinya mirip dengan arsip asli atau asli.

Arsip Statis

Arsip statis, berbeda dengan arsip dinamis, tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan kehidupan berbangsa atau dalam pengelolaan kelembagaan.

FAQ

Dibawah ini terdapat pertanyaan seputar kearsipan, antara lain:

Contoh Arsip Sekolah Apa Saja?

Contoh arsip yang ada disekolah seperti buku induk siswa yang meliputi seluruh data siswa.

Kesimpulan

Jadi Kearsipan merupakan proses manajemen yang memiliki kegunaan untuk menyimpan bahan-bahan yang bersifat sistematis, Kearsipan juga memiliki banyak fungsi yang biasa digunakan oleh para penggunanya. Semoga Membantu!