Fungsi Microsoft Teams Dalam Melakukan Aktivitas

Makrufi.com – Tahukan kamu tentang Microsoft Teams? Microsoft Teams ini bisa kamu manfaatkan untuk berinteraksi dengan pengguna bisnis yang kamu mau lhoo, dengan cara yang akan kami bahas di bawah ini.

Pada umumnya kamu perlu mengakses Microsoft 365 untuk menggunakan platform Teams tersebut, tetapi biasanya perusahaan sudah berlangganan atau memiliki akun Microsoft 365.

Maka dari itu di bawah ini kami akan membahas tentang fungsi Microsoft Teams, fitur, kelebihan kekurangan, dan juga cara menggunakannya.

Apa Itu Microsoft Teams?

Microsoft Teams adalah aplikasi atau platform yang memungkinkan kamu dan tim kamu untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan menyelesaikan semua tugas dari satu lokasi.

Microsoft Teams memungkinkan kamu dan anggota tim kamu untuk mengakses file langsung dari lokasi pusat (Hub), melakukan rapat, melakukan panggilan telepon dan panggilan video, serta memanfaatkan berbagai fitur lainnya.

Aplikasi ini terintegrasi langsung dengan Office di Microsoft 365, memungkinkan pengelolaan jadwal dan file terkirim dengan lebih mudah.

Biasanya, bisnis sudah memiliki langganan Office untuk fitur bisnis. Hal ini memungkinkan karyawan untuk menggunakan Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, dan Teams untuk mengakses dokumen.

Selain itu, terdapat lebih dari 400 aplikasi eksternal terintegrasi, antara lain Workday, Kahoot!, Clever Google Ads, dan lainnya.

Fungsi Microsoft Teams

Di bawah ini kami telah merangkum dari situs resmi Microsoft  mengenai fungsi dari Microsoft Teams, sebagai berikut:

1. Kembangkan kemampuan untuk berkomunikasi secara instan dan efektif dengan tim
2. rapat atau konferensi virtual berbasis video atau audio dilakukan
3. Memfasilitasi berbagi dokumen dan file dengan tim dan anggota kamu
4. memfasilitasi kolaborasi virtual dengan rekan kerja di mana saja dan kapan saja
5. Kelola tugas dan pantau kemajuan pekerjaan atau proyek tim
6. Asana, GitHub, Hootsuite, dan alat terintegrasi lainnya seperti Asana, Hootsuite, dan lainnya digunakan
7. Office 365 memungkinkan kamu berkolaborasi dengan rekan kerja dalam satu dokumen

Cara Install Microsoft Teams

Lalu, bagaimana cara menginstal Microsoft Teams? Apakah eksklusif untuk komputer?

Aplikasi Microsoft Teams dapat dengan mudah diunduh dari situs web Microsoft. Ada dua versi, versi desktop dan mobile app.

Versi aplikasi seluler kompatibel dengan ponsel iOS dan Android serta perangkat lainnya.

Microsoft Teams juga dapat diakses langsung melalui situs web untuk penggunaan sesekali.

Dengan demikian, penggunaan aplikasi ini sebenarnya cukup fleksibel.

Fitur Microsoft Teams

Microsoft Teams memungkinkan kamu melakukan banyak tugas di satu lokasi.

Aplikasi ini memungkinkan kamu untuk membuat saluran yang dikategorikan berdasarkan tim (misalnya, tim Pemasaran, tim TI, tim SDM, dll.), membuat komunikasi tim lebih mudah dan lebih fokus.

Kamu juga dapat membuat saluran sendiri atau melakukan percakapan pribadi dengan orang-orang di luar tim.

Kamu hanya perlu masuk dengan akun pribadi atau kantor untuk segera mulai menggunakan aplikasi ini.

Kamu sudah dapat menikmati fitur berikut di Teams:

1. Akses tak terbatas untuk mengobrol dan mencari
2. Komunikasi dengan tim besar dan kecil (hingga 500.000 pengguna)
3. Rapat online (audio, video)
4. Penyimpanan file besar
5. Kolaborasi secara real time menggunakan aplikasi Office (Word, Excel, PowerPoint, dan OneNote)
6. Berbagi tampilan
7. Akses eksternal ke kantor
8. Memanfaatkan lebih dari 450 aplikasi yang sudah terintegrasi
9. Perlindungan data

Selain itu, Teams dapat diintegrasikan dengan Office Outlook sehingga semua rapat dan aktivitas terjadwal dapat diakses langsung dari satu aplikasi.

Dengan fitur ini, kamu dapat yakin bahwa pekerjaan akan lebih teratur, produktif, dan dapat diakses oleh semua orang.

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Teams

Di bawah ini kami telah merangkum kelebihan dan kekurangan microsoft teams, yaitu:

Kelebihan Menggunakan Microsoft Teams

Di antara kelebihan Microsoft Teams dibandingkan aplikasi lain adalah sebagai berikut:

1. Penggunaannya Mudah

Mengakses berbagai aplikasi bawaan juga membuatnya sangat mudah bagi bisnis untuk melakukan tugas administratif.

Pengguna dapat dengan mudah berinteraksi dengan pihak internal dan eksternal, yang memfasilitasi komunikasi.

Integrasi dengan Outlook memungkinkan pengguna untuk memulai obrolan dengan semua kontak kamu.

2. Pekerjaan Lebih Mudah Selesai

Menggunakan Microsoft Teams, yang sudah terintegrasi dengan Office 365, meningkatkan efisiensi tim.

Setiap anggota tim dapat langsung mengedit dokumen yang dikirimkan di Word, PowerPoint, dan Excel.

SharePoint juga memungkinkan berbagi file, memungkinkan anggota tim mengakses file bersama dengan mudah.

Dengan kemudahan ini, pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan efektif.

3. Terintegrasi dengan Planner

Fitur Planner yang terintegrasi ke dalam Microsoft 365 dan Teams dapat memfasilitasi manajemen tugas.

Dimungkinkan untuk mengatur dan berbagi tugas dengan anggota tim, serta melacak kemajuan kamu.

Semua orang dalam saluran dapat melihat dan menambahkan tugas tim.

4. Dapat di Gunakan di Manapun

Microsoft Teams dapat diterapkan di mana saja. Ada versi desktop, seluler, dan situs web.

Dengan begitu banyak opsi, kamu dapat mengakses konten Teams dari mana saja dan kapan saja.

Jika kamu tidak membawa laptop tetapi memiliki pekerjaan yang harus diselesaikan, kamu tetap dapat mengakses aplikasi ini di perangkat seluler kamu.

5. Customize Judul Chat

Biasanya, seorang individu dapat memasuki beberapa saluran.

Agar pengguna Teams tidak terganggu oleh banyaknya percakapan pribadi dan multichat, kamu dapat menyesuaikan judul obrolan.

Untuk multichat yang membahas pengembangan proyek acara langsung, misalnya, kamu dapat memberi nama obrolan “Koordinasi Konser” atau apa pun yang kamu suka.

Hal ini dapat memudahkan untuk menemukan kata kunci yang terkait dengan topik yang diinginkan.

Kekurangan Menggunakan Microsoft Teams

Berikut kekurangan menggunakan Microsoft Teams yang perlu kamu ketahui, sebagai berikut:

1. Microsoft Teams memiliki fitur yang mirip dengan microsoft lainnya, seperti OneDrive. Sebab itu banyak pengguna yang bingung untuk menggunakannya
2. Microsoft Teams memilki penyimpanan ruang yang cukup besar
3. Tidak adanya peningkatan risiko keamanan, karena bisa terhubung dengan siapapun untuk berkolaborasi
4. Notifikasi pada Microsoft Teams sangat bertumpuk, tetapi masih bisa di hilangkan dengan memfilter notifikasi mana yang ingin di bisukan
5. Jumlah saluran Microsoft Teams yang di batasi, pengguna perlu menghapus saluran yang gak aktif untuk bergabung

Cara Menggunakan Microsoft Teams

Terdapat beberapa step yang perlu kamu lakukan untuk menggunakan microsoft Teams, sebagai berikut:

1. Download Microsoft Teams
2. Buka Microsoft Teams
3. Login menggunakan akun Microsoft
4. Kamu perlu membuat Grup chat, dengan cara: Klik New Chat > lalu To > Group Name untuk mengubah nama grup > jika sudah klk tombol pesan

Kesimpulan

Microsoft Teams adalah aplikasi atau platform yang memungkinkan kamu dan tim kamu untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan menyelesaikan semua tugas dari satu lokasi.

Demikian artikel tentang Fungsi Microsoft Teams Dalam Melakukan Aktivitas, semoga artikel di atas dapat bermanfat dan membantu untuk kamu semua.