Tujuan Otomatisasi Perkantoran, Pengertian dan Manfaatnya

Makrufi.com – Sudah banyak sekali karyawan yang menerapkan sistem otomatisasi perkantoran, apakah kamu sudah mengetahui tujuan otomatisasi perkantoran? Jika belum, kamu tidak perlu khawatir karena kami akan membahasnya pada artikel di bawah ini.

Perlu kamu ketahui dengan perkembangan teknologi semakin memudahkan setiap individu, dan dengan menerapkan otomatisasi perkantoran dalam perusahaan sudah tidak lagi meragukan tingkat efisiensi kerja karyawan.

Apa Itu Otomatisasi Perkantoran

Sebelum mengetahui tujuan otomatisasi perkantoran, kamu perlu mengetahui secara umum.

Otomatisasi Perkantoran adalah penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk melakukan proses digitalisasi, penyimpanan, pemrosesan, dan penyampaian informasi secara otomatis.

Sistem ini pertama kali digunakan pada 1970-an untuk mengotomatisasi proses kerja seperti mengetik, mengarsipkan, menyalin, mengoperasikan, dan menggunakan telepon.

Jelas, otomatisasi membuat tugas-tugas ini lebih mudah dan lebih cepat untuk diselesaikan.

Saat ini, sistem otomasi di perkantoran mengandalkan jaringan internet yang dapat mengintegrasikan baik perangkat lunak maupun perangkat keras agar lebih efisien dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyampaikan pesan seperti dokumen.

Intinya, otomatisasi mengutamakan penggunaan mesin. Untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, manusia semakin banyak digantikan oleh mesin yang semakin canggih.

Bagaimana Sistem Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Jelas, setiap kantor atau perusahaan memiliki divisi kerja yang berbeda yang membutuhkan metode kamu sendiri untuk menyelesaikan tugas kamu.

Oleh karena itu, sistem otomasi memungkinkan karyawan tidak lagi melakukan tugas manual dan berulang.

Mirip dengan sistem pencatatan absensi awal yang sebelumnya mengandalkan cara manual seperti memasukkan data absensi karyawan secara manual.

Saat ini, otomatisasi tata kelola kantor hanya mengharuskan karyawan untuk menempelkan sidik jari kamu ke perangkat keras kehadiran, yang sangat nyaman.

Ini menghilangkan persyaratan bagi personel HRD untuk terus memantau kehadiran karyawan. Kamu hanya perlu melaporkan kehadiran pada interval yang telah ditentukan.

Selain itu, otomatisasi tata kelola yang paling sering digunakan di kantor antara lain meliputi penataan atau pemrosesan catatan perusahaan, menjawab panggilan telepon, entri data, dan mengetik skrip dokumen.

Hal ini dilakukan dalam rangka meningkatkan produktivitas perusahaan dengan mengurangi jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Secara alami, kamu akan dibantu dalam masalah keuangan dengan perangkat lunak yang dapat mengelola penggajian, faktur, dan penggantian biaya karyawan kamu dengan lebih efisien dan akurat.

Tidak lagi dilakukan secara manual, karena membutuhkan banyak waktu.

Apa Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Tujuan otomatisasi perkantoran adalah untuk meningkatkan hasil kerja perusahaan.

Menggunakan berbagai teknologi yang dioperasikan oleh manusia, seperti perangkat keras dan perangkat lunak, dapat mempercepat, menyederhanakan, dan meningkatkan kualitas proses kerja.

Berikut ini adalah beberapa tujuan otomatisasi kantor dalam bisnis:

1. Hemat biaya. Dimana sistem komputer masing-masing perusahaan dapat menghemat uang dengan mencegah perekrutan karyawan tambahan. Sederhananya, biaya pemeliharaan komputer atau perangkat keras lainnya jauh lebih sedikit daripada biaya perekrutan karyawan baru
2. Secara efektif memecahkan masalah. Seperti halnya penggunaan perangkat lunak bisnis yang dapat memberikan informasi penting yang diperhitungkan saat mengambil keputusan
3. Meningkatkan produktivitas kerja. Hal ini berkaitan dengan kemudahan dimana karyawan dapat melakukan sebagian tugasnya untuk menghasilkan pekerjaan yang lebih cepat, akurat, dan mudah
4. Sebagai pelengkap kekuatan manusia. Meskipun tidak dapat sepenuhnya menggantikan tenaga manusia, sistem otomasi dapat meningkatkan kinerja baik manusia maupun mesin untuk menghasilkan pekerjaan yang lebih baik lagi

Manfaat Apa Saja dari Otomatisasi Perkantoran?

Memanfaatkan sistem otomatisasi kantor membawa sejumlah keuntungan. Perusahaan akan semakin mahir dalam memaksimalkan kinerja karyawan.

Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan otomatisasi perkantoran:

Memberikan Informasi yang Tepat

Informasi sangat dibutuhkan, terutama pada level manajerial perusahaan. Dalam mengambil keputusan perlu mempertimbangkan informasi yang akurat dan esensial. Jelas, pemrosesan dan penyajian informasi akan ditingkatkan dengan sistem otomasi.

Menghemat Waktu dan Sumber Daya

Memanfaatkan perangkat lunak yang dapat mengotomatisasi sebagian besar pekerjaan karyawan dapat menghemat waktu dan sumber daya.

Pekerjaan yang ada dapat difasilitasi oleh sistem otomatisasi, mengurangi kebutuhan bisnis untuk merekrut begitu banyak karyawan.

Selain itu, waktu yang dibutuhkan jauh lebih singkat dan hasil yang akurat.

Menghemat Biaya

Menggunakan otomatisasi kantor, yang menggabungkan perangkat lunak dan perangkat keras, dapat mengurangi pengeluaran secara signifikan.

Namun, output perusahaan akan jauh lebih besar dibandingkan jika tidak menggunakan sistem otomasi.

Meningkatkan Tingkat Akurasi

Menggunakan sistem dengan bantuan perangkat lunak tentu dapat mengurangi kemungkinan kesalahan umum.

Kesalahan yang dilakukan tanpa menggunakan teknologi cenderung mengurangi hasil kerja perusahaan, dan konsekuensinya bisa sangat mahal.

Dengan menggunakan sistem otomatisasi, risiko kesalahan dapat dikurangi untuk pekerjaan yang membutuhkan tingkat presisi yang tinggi.

Perusahaan juga menghindari masalah keamanan data karena kemungkinan kesalahan karyawan.

Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi kantor membantu bisnis meningkatkan produktivitas kamu sekaligus mengurangi jumlah waktu dan uang yang diperlukan.

Jenis – Jenis Otomatisasi Perkantoran

Dalam praktiknya, ada banyak jenis otomatisasi kantor yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis. Beberapa contoh otomatisasi kantor meliputi:

1. Produktivitas Kantor

Otomatisasi kantor ini bermanfaat untuk pembuatan dokumen. Salah satu fungsinya adalah untuk memudahkan pencetakan dokumen.

2. Manajemen Informasi

Pusat informasi perusahaan yang luas dapat dikelola melalui otomatisasi kantor dalam bentuk pengelolaan informasi.

Dengan teknologi ini, karyawan dapat menemukan informasi dan data yang diperlukan tanpa meninggalkan meja kamu.

3. Intranet

Intranet juga merupakan jenis otomatisasi kantor. Keberadaannya sangat penting untuk distribusi file dan dokumen yang efisien kepada karyawan.

4. Sistem Administrasi

Administrasi juga dapat disederhanakan melalui penggunaan otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor jenis ini dapat ditemukan dalam praktik akuntansi dan sumber daya manusia (SDM).

5. Software Bisnis

Dalam banyak kasus, sektor bisnis tertentu dapat memperoleh manfaat dari penggunaan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk kebutuhan kamu.

Contohnya termasuk manajemen proyek dan manajemen hubungan pelanggan (CRM).

6. Data Processing

Seperti namanya, otomatisasi kantor ini bertanggung jawab untuk pemrosesan data. Penggunaan otomatisasi pemrosesan data untuk penggajian adalah salah satu contohnya.

7. Komunikasi

Selain itu, komunikasi adalah bentuk otomatisasi kantor. Saat ini, ada banyak cara untuk berkomunikasi, termasuk email dan video, selain komunikasi suara.

8. Fasilitas

Ada juga otomatisasi kantor pada peralatan yang digunakan untuk mengelola fasilitas perusahaan.

Misalnya, ada sistem yang dirancang khusus untuk mengelola keamanan atau mengatur suhu kantor.

9. Kontrol Internal

Lalu ada otomatisasi kantor, yang mencari pengendalian internal. Ada otomatisasi kantor di bidang keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi informasi dalam pengendalian internal.

Jenis otomatisasi ini berguna untuk membagi tugas karyawan, audit, dan proses lainnya.

FAQ

Di bawah ini kami telah merangkum beberapa pertanyaan yang sering di tanyakan tentang otomatisasi perkantoran, sebagai berikut:

Apakah Otomatisasi Perkantoran Itu Harus Dilakukan?

Otomatisasi perkantoran perlu di lakukan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiendi kerja.

Tidak hanya itu otomatisasi perkantoran juga dapat memungkinkan manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik yang dapat menghasilkan keputusan lebih cepat di dapat.

Sebutkan 5 Macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran? ​

Terdapat banyak sekali aplikasi yang dapat di gunakan untuk otomatisasi perkantoran, antara lain:

1. Word processing
2. Elektronik Mail
3. Voice Mail
4. Elektronik Calendaring
5. Audio Conferncing

Kesimpulan

Otomatisasi Perkantoran adalah penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk melakukan proses digitalisasi, penyimpanan, pemrosesan dan penyampaian informasi secara otomatis.

Pada artikel di atas kamu dapat mengetahui bahwa tujuan otomatisasi perkantoran ialah untuk hemat biaya, memecahkan masalah, meningkatkan produktivitas kerja, dan pelengkap tenaga kerja manusia.

Demikian artikel tentang tujuan otomatisasi perkantoran, pengertian dan manfaatnya. Semoga artikel di atas dapat bermanfaat dan membantu untuk kamu semua.