Apa Tujuan Komunikasi Bisnis, Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya

Makrufi.com – Banyak muncul pertanyaan apa sebenarnya tujuan komunikasi bisnis? Sebelum kamu mengetahuinya, kamu perlu mengetahui bahwa komunikasi dalam bisnis adalah suatu hal yang penting.

Dalam dunia bisnis komunikasi antar pengguna bisnis harus tersampaikan dengan jelas, baik, dan efektif. Tujuan Komunikasi bisnis juga di perlukan untuk menjaga kepuasan pelanggan.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Proses penyampaian atau berbagi informasi kepada pihak internal dan eksternal disebut sebagai komunikasi bisnis. Artinya, komunikasi bisnis mengacu pada proses komunikasi yang terjadi di antara karyawan.

Ketika karyawan perusahaan berkomunikasi dengan pihak luar, proses tersebut disebut juga sebagai komunikasi bisnis.

Selanjutnya, komunikasi bisnis adalah proses komunikasi di mana hanya perusahaan, tujuan, peluang, dan segala bentuk kegiatan perusahaan yang dibahas.

Akibatnya, ketika proses komunikasi terjadi di dalam suatu perusahaan tetapi topik yang dibicarakan tidak ada hubungannya dengan perusahaan, maka tidak dapat disebut komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis yang tidak efektif, efisien, atau produktif.

Hal ini disebabkan oleh kenyataan bahwa ketika karyawan berkomunikasi satu sama lain, kamu harus mempresentasikan pilihan, ide bisnis, rencana, dan proposal bisnis.

Begitu pula ketika berkomunikasi dengan pihak ketiga, perusahaan harus mengutamakan proses pencapaian kesepakatan, pemenuhan pesanan, dan metode penjualan yang sesuai dengan permintaan pelanggan.

Komunikasi bisnis yang efektif harus ditekankan saat berada di perusahaan, dalam lingkup pekerjaan, dan saat bekerja secara produktif.

Jika proses komunikasi bisnis dilakukan dengan baik, maka aktivitas di dalam perusahaan dapat dilakukan dengan terorganisir.

Dari manajemen hingga komunikasi intra-departemen hingga vendor bisnis, kami siap membantu kamu.

Jenis Komunikasi Bisnis

Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa perusahaan memiliki dua jenis komunikasi bisnis. Jenis komunikasi yang pertama adalah komunikasi internal, eksternal, vertikal, dan horizontal:

1. Komunikasi internal adalah komunikasi bisnis yang dilakukan di dalam perusahaan atau oleh karyawannya. Akibatnya, komunikasi hanya terjadi di dalam suatu lembaga, organisasi, atau perusahaan. Komunikasi dapat berlangsung secara langsung atau melalui media seperti telepon, fax, email, dan lain-lain. Karyawan dan komponen perusahaan lainnya, seperti Top Board, tentu saja bertanggung jawab atas komunikasi internal. Siapapun yang masih bekerja di perusahaan dapat melakukan komunikasi internal
2. Komunikasi eksternal adalah proses berkomunikasi dengan orang-orang di luar komunikasi. Perusahaan dengan pelanggan, mitra seperti vendor, dan pemerintah, khususnya dalam pembahasan peraturan daerah dan lain-lain
3. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang sering terjadi antara karyawan pada tingkat yang berbeda. Artinya, atasan dan bawahan, atau bawahan dan atasan. Komunikasi internal tentunya harus bersifat dua arah agar informasi dapat tersampaikan dengan baik dan berlangsungnya proses diskusi yang efektif
4. Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara karyawan dalam posisi atau jabatan yang sama, biasanya dalam departemen yang sama. Komunikasi horizontal bersifat santai dan informal, tetapi topik yang dibahas masih terkait bisnis. Satu-satunya perbedaan adalah cara informasi diangkut atau disampaikan. Bahasa yang digunakan juga sederhana, dengan sesekali dilontarkan lelucon

Setiap jenis komunikasi bisnis harus diterapkan di perusahaan. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuannya secara terencana dan terukur kecuali memiliki komunikasi vertikal timbal balik.

Di sisi lain, jika komunikasi hanya formal, karyawan dapat menjadi depresi dan merasa tidak diinginkan di tempat kerja. Akibatnya, komunikasi bisnis harus digunakan dalam proporsi yang tepat dan pada waktu yang tepat.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Bagi kamu yang tertarik dengan tujuan komunikasi bisnis. Berikut adalah ikhtisar singkat dari tiga tujuan komunikasi bisnis yang harus kamu ketahui.

Memberikan informasi bisnis kepada pihak lain. Misalnya, pertimbangkan sebuah perusahaan yang sedang mencari sekretaris baru untuk kantor cabangnya.

Perusahaan mengiklankan lowongan pekerjaan di berbagai media. Nah, media yang dipilih adalah alat komunikasi bisnis yang berguna untuk menyebarkan informasi tentang lowongan pekerjaan perusahaan kepada masyarakat umum.

Komunikasi bisnis juga berfungsi untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain untuk mencerna atau memahami apa yang dikatakan.

Dalam dunia bisnis, hal ini biasanya dilakukan dalam hal-hal yang berkaitan dengan negosiasi.

Tujuan komunikasi bisnis lainnya adalah untuk melakukan kerjasama bisnis. Perusahaan akan mudah berkembang jika semua orang bekerja sama.

Kerjasama dengan perusahaan asing semakin mudah seiring dengan kemajuan teknologi karena tersedianya media komunikasi seperti handphone, email, dan lain-lain.

Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis yang efektif dengan perusahaan asing, ketersediaan teknologi diperlukan untuk memfasilitasi kolaborasi bisnis.

Manfaat Komunikasi Bisnis

Terlepas dari kesederhanaannya, Tujuan Komunikasi Bisnis ternyata sangat berguna! Perusahaan yang menerapkan komunikasi bisnis secara efektif dapat meningkatkan komunikasi, menghindari silo komunikasi, meningkatkan produktivitas, mengurangi turnover, dan menciptakan budaya bisnis yang lebih baik.

Keuntungan pertama adalah membuat komunikasi lebih efektif atau menghilangkan segala bentuk komunikasi yang tidak perlu.

Karena informasi disebarluaskan dengan baik, setiap karyawan dapat memberikan umpan balik, laporan, dan mengadakan rapat dengan cepat.

Selama silo komunikasi ada, perusahaan dapat menghindarinya melalui komunikasi bisnis yang efektif. Silo komunikasi terjadi ketika departemen tidak berkomunikasi dengan baik atau ragu-ragu untuk berbagi ide yang diperlukan.

Produktivitas karyawan dapat ditingkatkan karena silo komunikasi dapat dihindari.

Karyawan dapat berkomunikasi secara on-point dan berdasarkan tujuan perusahaan baik secara internal maupun eksternal.

Selanjutnya, dengan komunikasi bisnis, berbagi informasi dapat lebih terkontrol dan tidak terbebani. Karyawan dapat menjadi bingung dan kurang produktif sebagai akibat dari informasi yang berlebihan.

Keunggulan tersebut akan berdampak pada kinerja departemen, sinergi, dan kerjasama. Proses kerja akan difasilitasi oleh program-program yang saling melengkapi. Turnover karyawan rendah bila lingkungan kantor kondusif dan nyaman.

Karyawan ingin tetap berada di perusahaan karena mendapatkan banyak informasi tentang posisi dan pekerjaannya.

Kondisi ini secara tidak langsung akan memperkuat dan menyatukan budaya bisnis. Dengan meningkatnya kepuasan karyawan, lingkungan kerja menjadi lebih sehat dan lebih positif.

Unsur Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis, ada lima elemen: komunikator, pesan, media, komunikan, dan efek.

Komunikator adalah kamu yang memprakarsai penyebaran informasi, pesan adalah isi atau informasi yang disebarluaskan, media adalah media yang digunakan, komunikan adalah penerima dan penanggap informasi, dan yang terakhir adalah efek, atau implikasi dari informasi tersebut terhadap perusahaan dan orang-orang yang berkomunikasi.

Komunikasi bisnis tidak dapat dihindari. Hal ini merupakan aspek penting dalam memajukan kualitas perusahaan baik secara internal maupun eksternal.

Ketika sebuah perusahaan memiliki konsep atau menerapkan nilai-nilai komunikasi bisnis yang efektif dan efisien, proses bisnis perusahaan dapat disederhanakan.

Kesalahpahaman atau salah paham dapat dihindari, membuat pencapaian tujuan bersama menjadi lebih mudah.

Seluruh komponen dapat berkolaborasi untuk membantu kemajuan perusahaan dengan mitra dan pelanggan yang tetap puas dengan kinerja perusahaan.

Kendala Kejelasan dalam Komunikasi Bisnis

Di bawah ini terdapat kendala kejelasan dalam komunikasi bisnis, sebagai berikut:

1. Pesan yang Kompleks

Penggunaan istilah teknis yang rumit dapat menyebabkan kesalahpahaman. Solusinya adalah menjaga hal-hal sederhana dengan menggunakan pesan yang jelas dan ringkas yang mudah dipahami.

2. Menyembunyikan Informasi

Beberapa informasi dalam suatu organisasi dirahasiakan karena kebijakan perusahaan. Pastikan bahwa informasi yang diperlukan tersedia dan mudah diakses.

3. Struktur Komando

Pemeliharaan hierarki organisasi sangat penting, tetapi kehadirannya dapat menghambat arus komunikasi. Akibatnya, sangat penting untuk mengurangi tingkat hierarki sambil meningkatkan interaksi dan komunikasi departemen.

4. Kurangnya Kepercayaan

Penyebab paling umum dari kurangnya komunikasi dalam suatu organisasi adalah persaingan, yang mengarah pada ketidakpercayaan karyawan.

Oleh karena itu, karyawan harus berbagi informasi, berkomunikasi secara terbuka dan jujur, dan mengikutsertakan orang lain dalam pengambilan keputusan.

FAQ

Di bawah ini kami telah merangkum beberapa pertanyaan yang sering di tanyakan tentang komunikasi bisnis, sebagai berikut:

Apa Saja Contoh Komunikasi Bisnis?

Terdapat banyak contoh komunikasi bisnis, beberapa contoh diantaranya yaitu seperti sekertaris membuat undangan rapat dengan pemegang saham dan investor secara tertulis baik dengan surat elektronik (surel) maupun melalui telepon langsung.

Kesimpulan

Komunikasi bisnis adalah proses komunikasi di mana hanya perusahaan, tujuan, peluang, dan segala bentuk kegiatan perusahaan yang dibahas.

Demikian artikel tentang apa tujuan komunikasi bisnis, pengertian, jenis, dan manfaatnya. Semoga artikel di atas dapat bermanfaat dan membantu untuk kamu semua.